Adjoint-e exécutif-ve et agent-e de liaison avec le conseil d’administration

ORGANISME : Passeport pour ma réussite Canada
POSTE : Adjoint-e exécutif-ve et agent-e de liaison avec le conseil d’administration
SUPERVISEUR-E : Chef de l’exploitation
LIEU : Toronto, Ontario (actuellement en télétravail)
SITE WEB : www.passeportpourmareussite.ca

À propos de Passeport pour ma réussite

Passeport pour ma réussite est un organisme sans but lucratif qui s’engage à briser le cycle de la pauvreté grâce au pouvoir de l’éducation. Nous croyons que chaque jeune mérite d’avoir la chance de réaliser son plein potentiel, peu importe ses origines ou sa situation. Depuis notre création, nous nous engageons à offrir un soutien complet aux élèves des communautés défavorisées en leur donnant les moyens d’obtenir leur diplôme d’études secondaires, de poursuivre des études postsecondaires et d’entreprendre une carrière stimulante.

Possibilité d’emploi

À titre de représentant-e de la présidente ou du président et de la cheffe ou du chef de la direction et de la cheffe ou du chef de l’exploitation, l’adjoint-e exécutif-ve et agent-e de liaison avec le conseil d’administration (AE) agit à titre de principal soutien du bureau de la cheffe ou du chef de la direction et de la cheffe ou du chef de l’exploitation, en offrant une aide de nature confidentielle à la direction et un soutien administratif au conseil d’administration. L’AE offre un service à la clientèle de première ligne et assure la liaison régulière auprès d’un groupe diversifié de parties prenantes, notamment le personnel, les bénévoles, les donatrices et donateurs, les partenaires du programme, les représentantes et représentants du gouvernement, les membres du conseil d’administration et la communauté dans son ensemble. L’AE effectue une variété de tâches quotidiennes : le soutien aux membres de l’équipe de direction, les activités générales de bureau et l’assistance aux tâches de nature confidentielle liées aux ressources humaines.

Tâches

Offre une assistance de nature confidentielle à la direction (chef-fe de la direction et chef-fe de l’exploitation) en ce qui a trait à la gestion des calendriers, des courriels, à la planification des appels/des réunions, aux dépenses, aux budgets et à la réservation des déplacements.
Prépare la correspondance, les formulaires, les tableaux, les rapports, les présentations et d’autres documents à la demande de la cheffe ou du chef de la direction ou de la cheffe ou du chef de l’exploitation.
Coordonne les réunions de la haute direction et de l’équipe de direction. Assiste aux réunions, le cas échéant, pour rédiger les procès-verbaux et assurer les activités de suivi.
Effectue des recherches et recueille des données au besoin en vue de préparer les documents à examiner ainsi que des présentations destinées aux réunions avec les
donatrices et donateurs, aux conseils d’administration, aux différents comités et à la
haute direction.
Offre un service à la clientèle de première ligne au bureau de la cheffe ou du chef de la direction et de la cheffe ou du chef de l’exploitation avec les intervenants externes et le personnel interne; répond aux demandes de renseignements et signale les problèmes aux personnes appropriées au besoin.
Assure la liaison avec le conseil d’administration et lui apporte le soutien requis, sous la direction de la cheffe ou du chef de la direction et de la cheffe ou du chef de l’exploitation.
Organise et prépare les réunions et les événements du conseil d’administration et des comités en collaborant à la préparation, à la rédaction et à la révision des ordres du jour, des documents et des présentations avec la cheffe ou le chef de l’exploitation.
Tient à jour les fichiers et les documents de gouvernance dans le dossier et le portail du conseil d’administration.
Agit à titre de point de contact central avec les membres du conseil d’administration et du comité.
Consigne, transcrit, distribue et classe tous les procès-verbaux, les ordres du jour, les rapports, etc. requis en vue des réunions du conseil d’administration.
Prépare et tient à jour les plans de travail annuels et les mandats du conseil d’administration et des comités.
Contribue à la gestion globale du bureau et assure, le cas échéant, la suppléance d’autres postes administratifs. Assure la liaison avec les principaux fournisseurs du bureau.
Assure la suppléance

Exigences

Au moins 7 à 8 ans d’expérience pertinente dans la prestation de soutien administratif à un niveau supérieur.
Expérience en soutien d’un conseil d’administration et connaissance des meilleures pratiques de gouvernance.
Titre de professionnel agréé en gestion et en gouvernance (Adm.A), un atout.
Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office.
Excellentes compétences en organisation, en planification et en gestion du temps.
Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles.
Capacité à prévoir les besoins, à prendre des décisions et à gérer plusieurs priorités de front.
Souci du détail, capacité d’adaptation et capacité à garder son calme en situation de stress.
Sensibilité, maturité et respect de la confidentialité.
Disposition à travailler occasionnellement le soir et les fins de semaine.

Ce que nous offrons

Une merveilleuse occasion de faire partie d’un organisme sans but lucratif de premier plan voué à l’excellence et au changement.
Un environnement de travail collaboratif et novateur.
Des occasions d’apprentissage et de perfectionnement professionnel.
Un salaire concurrentiel.
Plusieurs jours de congé et des avantages sociaux généreux.
Un REER collectif.

Joignez-vous à notre équipe

Si vous avez à coeur de changer les choses et souhaitez faire partie d’une équipe dynamique vouée à briser le cycle de la pauvreté grâce au pouvoir de l’éducation, nous voulons vous connaître. Passeport pour ma réussite offre un environnement de travail positif et inclusif dans lequel vous pouvez vous épanouir tant sur le plan personnel que professionnel. Accompagnez-nous dans notre mission d’autonomiser les jeunes et de renforcer les communautés.

Postulez dès maintenant pour devenir notre futur-e adjoint-e exécutif-ve et agent-e de liaison avec le conseil d’administration! Les candidatures seront acceptées jusqu’au 3 mai 2024. Veuillez envoyer votre candidature par courriel à [email protected].

Passeport pour ma réussite Canada s’engage à favoriser un milieu de travail diversifié et à accueillir des personnes de races, d’origines ethniques, de citoyennetés, d’identités de genre, d’expressions de genre, d’orientations sexuelles, d’âges, de situations familiales, de situations de handicap et d’identités croisées variés. Nous encourageons toutes les personnes intéressées à faire une demande d’emploi et à nous aviser de toutes mesures d’adaptation ou de soutien nécessaires afin que nous puissions assurer un accès équitable et juste tout au long du processus de sélection et de recrutement.